第一条 为加强辽宁省沈阳农业大学教育基金会（以下简称“基金会”）档案工作，有效保护和利用档案，充分发挥档案作用，根据《中华人民共和国档案法》《基金会管理条例》以及《沈阳农业大学档案管理办法》等有关法规、制度，结合基金会实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指基金会在申请筹备成立、成立登记、变更登记、备案、章程核准及日常工作等活动中形成的具有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是反映和衡量基金会管理水平的重要标志。基金会坚持“应归尽归，科学管理，促进发展”的原则，加强档案管理，提高档案管理水平。
第四条 基金会档案是学校档案的重要组成部分。相关部门及工作人员应严格执行相关法律法规，履行保护和管理档案的职责。基金会接受登记管理机关的检查监督，接受学校档案馆的业务指导和工作监督。
第五条 基金会理事长是档案工作的总负责人，秘书长具体负责档案管理和协调工作，秘书处安排专人负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，并按规定向学校档案馆移交档案。
第六条 基金会档案管理人员定期接受档案业务培训，做好档案管理工作，确保档案安全、完整。
第七条 归档范围
1.管理类：主要包括基金会注册成立和运行的各种证照；重要的会议文件、会议记录及纪要；工作报告；收发的各种通知、规定、请示、批复等；签订的合同、协议；关于人事管理、党政管理类的文件材料等；开展业务活动、交流活动形成的材料等。
2.财会类：主要包括各种会计凭证、会计账簿、财务报告，银行对账单及银行存款余额调节表会计档案的保管、移交、销毁清册等。
3.实物类：主要包括基金会在各项业务活动以及对外交流活动中形成的具有保存价值的实物，如礼品、纪念品、题词、获奖证书等。
4.其他档案：指在以上种类之外的具有保存价值的各类档案。
第八条 立卷归档
年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部归档。重大活动（包括重要会议等）档案应在活动结束后两个月内归档。纸质档案和电子档案应进行同步归档。
第九条 档案保管
档案的保管严格按照《沈阳农业大学档案管理办法》《沈阳农业大学会计档案管理办法》等有关制度规定执行。
第十条 档案销毁
对保管期限已满、已失去保存价值的档案，基金会秘书处报请学校档案馆进行鉴定并登记造册，经基金会理事长和分管档案工作的学校领导批准后，按规定予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十一条 档案调阅
申请人须持有单位合法证明或个人合法身份证明，履行登记手续，经基金会领导批准后方可查阅、复制档案。
档案原则上不外借，特殊情况要经基金会领导批准。对借出档案，要按时归还。损坏或丢失档案，要依法依规严肃处理。
第十二条 档案保管人员应对档案的保管情况进行定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应立即向领导报告，及时处理。
第十三条 基金会工作人员因工作变动或离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第十四条 对于不按规定归档和管理档案，给基金会造成不良影响或损失的，基金会将依法进行追责，直接责任人应承担相应的责任。
第十五条 本办法未尽事宜按国家和学校档案管理相关规定执行。
第十六条 本办法由基金会秘书处负责解释。
第十七条 本办法自公布之日起执行。
